Incoterms & Douane: Hoe je onnodige kosten en fouten vermijdt

Incoterms (International Commercial Terms) zijn internationale afspraken die de verantwoordelijkheden van kopers en verkopers bij het transport van goederen vastleggen. Ze bepalen wie verantwoordelijk is voor het vervoer, de verzekering, de douaneformaliteiten en het risico tijdens het transport.

Enkele veelgebruikte Incoterms zijn:

• EXW (Ex Works): De verkoper stelt de goederen beschikbaar op een afgesproken locatie, meestal het eigen bedrijfspand. Vanaf dat punt draagt de koper alle kosten en risico's.
• FOB (Free On Board): De verkoper levert de goederen aan boord van het schip in de afgesproken vertrekhaven. Vanaf dat moment zijn de kosten en risico's voor de koper.
• DAP (Delivered At Place): De verkoper draagt de kosten en risico's tot aan de overeengekomen bestemming, exclusief de invoerformaliteiten.

Waarom is het essentieel om de Incoterm op je factuur te vermelden?

Het vermelden van de juiste Incoterm op je factuur is cruciaal voor een correcte afhandeling door de douane en voorkomt onverwachte kosten.

Berekening van invoerrechten en BTW

De douane baseert de invoerrechten en BTW op:

• De waarde van de goederen, vaak bepaald aan de hand van de HS-code.
• Transportkosten.
• Eventuele verzekeringskosten.

Zonder een vermelde Incoterm gaat de douane vaak uit van EXW (Ex Works), wat betekent dat ze aannemen dat alleen de productprijs op de factuur staat en dat de koper alle bijkomende kosten draagt. Als jouw verkoopprijs echter al transport- of verzekeringskosten bevat, kan dit leiden tot een hogere berekening van invoerrechten en BTW.

Verminderen van risico op fouten en boetes

Het ontbreken of verkeerd gebruik van een Incoterm kan leiden tot:

• Onjuiste berekeningen door de douane, resulterend in hogere kosten.
• Boetes bij latere controles, vooral als blijkt dat de opgegeven kosten of HS-code niet kloppen. Het opzettelijk verkeerd aangeven van waarden om invoerrechten te ontwijken kan als fraude worden beschouwd.

Transparantie en vertrouwen

Een duidelijk vermelde Incoterm voorkomt misverstanden tussen jou, je klant en de douane. Het toont professionaliteit en zorgt ervoor dat alle partijen precies weten waar ze aan toe zijn.

Wat kun je doen om fouten te voorkomen?

• Vermeld altijd de juiste Incoterm op je facturen: Dit zorgt voor correcte berekeningen en voorkomt onnodige vertragingen of extra kosten.
• Controleer de HS-codes van je producten: Zorg ervoor dat deze correct en up-to-date zijn. De HS-code bepaalt welk tarief wordt toegepast en welke douaneregels gelden.
• Communiceer duidelijk met je transporteur of douane-expediteur: Zo weet je zeker dat alles goed geregeld is, van transport tot aangifte.

Het correct vermelden van de Incoterm en het gebruik van juiste HS-codes zijn essentieel voor een soepel verloop van je internationale handel. Door dit goed te regelen, voorkom je extra kosten en administratieve problemen.

💡 Tip: Hulp nodig bij het bepalen van de juiste Incoterm of HS-code? Neem contact op met ons team van experts en laat ons jouw douanezaken vereenvoudigen!