Waar moet een factuur aan voldoen?

Welke eisen gelden er voor jouw factuur bij import en/of export?

Wanneer jouw goederen klaar zijn voor verzending of al verzonden zijn, is het tijd om de factuur op te maken. Het opstellen van een factuur is niet vrijblijvend en moet voldoen aan enkele wettelijke basisregels. Als je goederen importeert, moet jouw inkoopfactuur aan enkele eisen voldoen voor de douane en jouw eigen boekhouding.

Bij importeren of exporteren van goederen heb je hoogstwaarschijnlijk te maken met de douane. Om jouw goederen in of uit te klaren, moet je onder andere een factuur overleggen. Maar aan welke eisen moet deze factuur voldoen?

Om te beginnen moet de factuur de naam en het volledige adres van de leverancier bevatten, evenals het btw-identificatienummer van de leverancier en jouw eigen naam en volledige adres. Daarnaast moeten het factuurnummer, de factuurdatum, de leveringsdatum, de hoeveelheid en soort geleverde goederen en de aard en het soort geleverde diensten vermeld worden. Verder moet elk btw-tarief of vrijstelling vermeld staan, evenals de prijs per stuk of eenheid exclusief btw, eventuele kortingen die niet in deze prijs zijn opgenomen, het toegepaste btw-tarief, de vergoeding (de prijs exclusief btw). Maar ook de datum van betaling als deze afwijkt van de factuurdatum en het btw-bedrag.

Op de factuur moet het woord "factuur" of de vertaling hiervan, zoals "invoice" of "commercial invoice", staan. Het is dus belangrijk om geen proforma-factuur te gebruiken. Verder moet er een omschrijving van de goederen of diensten zijn (eventueel met verwijzing naar de offerte of proforma-factuur), de valutasoort, de leveringsconditie (ook wel incoterms genoemd). Maar ook de vervoerswijze (zoals lucht- of zeevracht) en de transportkosten als de incoterm CIF of CFR is.

Optioneel kun je op de factuur het afleveringsadres (als dit afwijkt van het adres van de koper). Het referentienummer van de aankooporder en/of interne order, de verpakkingseenheden, het gewicht en de volume-eenheid per artikel, HS-codes, een verwijzing naar een L/C en de daarbij behorende omschrijvingen, de betalingsconditie, de gevarenklasse en een handtekening (wanneer vereist) vermelden. Voor sommige landen is een handtekening verplicht, dus het is verstandig om exportfacturen te laten ondertekenen door een bevoegd persoon. Ook kun je nog een ouderwetse bedrijfsstempel toevoegen om de instanties nog blijer te maken.

Tot slot

Een factuur kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals:

• Het opstellen van een rekening voor geleverde goederen/diensten
• Als werkdocument bij het maken van uitvoerdocumenten, verzendinstructies, transportdocumenten en het afsluiten van transportverzekeringen
• Als bijlage bij een aanvraag voor een uitvoervergunning, bankdocumenten, uitvoer- en inklaringsdocumenten
• Als certificaat van oorsprong na legalisatie door de Kamer van Koophandel en eventueel een consulaat.