Hoe vergelijk je offertes van expediteurs als importeur?

Bij het importeren van goederen komt er vaak meer kijken dan alleen de prijs van het transport. Offertes van expediteurs bevatten kostenposten en voorwaarden die snel kunnen oplopen als ze niet duidelijk zijn. Een doordachte vergelijking van deze offertes helpt je om niet alleen de beste prijs te vinden, maar ook om onverwachte kosten en vertragingen te voorkomen. Hier zijn de belangrijkste aspecten om in gedachten te houden bij het vergelijken van offertes van expediteurs.

Start met de basis: Begrijp de incoterm.

Incoterms (zoals EXW, FOB, CIF) definiëren wie verantwoordelijk is voor welke kosten en risico’s tijdens het transport. Voor een eerlijke vergelijking tussen offertes moet je nagaan welke incoterm er wordt toegepast zodat je niet “appels met peren” vergelijkt.

·       EXW: jij als importeur, bent verantwoordelijke voor alle kosten vanaf de fabriek van de leverancier. Offertes op basis van EXW bevatten vaak meer kostenposten, zoals transport en douaneafhandelingen.

·       FOB (Free On Board): De leverancier draagt de kosten en risico’s tot aan het moment dat de goederen op het schip zijn geladen. Daarna zijn de kosten voor jou.

·       CIF (Cost, Insurance, and Freight): in deze incoterm zijn de Kosten voor vracht en verzekerig inbegrepen, maar lokale kosten (zoals inklaring) niet. Het lijkt een voordelige keuze, maar bekijk de voorwaarden zorgvuldig.

TIP: Zorg dat alle offertes dezelfde incoterm hanteren. Dit maakt het vergelijken van prijzen en voorwaarden een stuk eenvoudiger. Ontdek hier meer over de huidige Incoterms.

Analyseer de specifieke kosten

De grootste valkuil bij offertes van expediteurs is dat de kosten vaak niet op dezelfde manier worden weergegeven. Maak daarom een checklist en neem alle kosten mee:

·       Pickup kosten: wat zijn de kosten om goederen bij de leverancier op te halen? Dit is vooral belangrijk bij EXW-leveringen.

·       THC (Terminal Handeling Charges): Deze kosten voor het laden en lossen van containers worden vaak apart weergegeven, zowel voor de herkomst- als de bestemmingshaven.

·       Vrachtkosten: De grootste kostenpost bij het internationale transport. Controleer of deze afhankelijk is van het type container (FCL of LCL), de route, of de snelheid van transport.

·       Inklaringkosten: Dit zijn de kosten voor douaneafhandeling. Bij sommige expediteurs kun je deze service afnemen als onderdeel van het pakket, maar het kan ook voordelig zijn om dit apart te regelen.

·       Toeslagen: Let op toeslagen zoals brandstoftoeslagen (BAF), veiligheidstoeslagen (ISPS), of onverwachte congestiekosten.

·       Demurrage & Detention: Dit zijn kosten voor het langer houden van een container in de haven of bij een klant, Controleer hoeveel vrije dagen de expediteur biedt.

·       Verzekeringskosten: Niet alle offertes bevatten een transportverzekering. Vraag of deze verzekering inbegrepen is en wat de dekking inhoudt.

·       HS-Codes en douanerechten: Sommige expediteurs nemen al verwachte kosten op basis van de HS-Code van jouw product op. Vraag na of ze bekend zijn met jouw type goederen.

Een praktijkvoorbeeld: onlangs vroeg een klant bij een andere expediteur een offerte op. Deze klant vond het frustrerend dat ons tarief hoger leek. Bij controle bleek dat wij werkten met het daadwerkelijk belaste volumegewicht (CHW), terwijl de andere expediteur simpelweg een basis op kilogrammen (KG) hanteerde. Zeker in de luchtvracht leidt dit tot grote verschillen, omdat volume en gewicht beide invloed hebben op de uiteindelijke kosten.

Met zo’n voorbeeld wordt duidelijk dat offertes op het eerste oog vergelijkbaar kunnen lijken, maar dat belangrijke details soms worden weggelaten die het kostenplaatje behoorlijk kunnen beïnvloeden.

Servicevoorwaarden en transparantie

Hoewel een lage prijs aantrekkelijk kan zijn, zijn de service en transparantie die een expediteur biedt minstens zo belangrijk. Dit zijn enkele vragen die je kunt stellen om een goed beeld van de service te krijgen:

·       Zijn er verborgen kosten? Vraag of er administratiekosten, wijzigingskosten, of andere extra’s zijn die pas later worden aangerekend.

·       Hoe betrouwbaar is de expediteur? Controleer online reviews, en vraag eventueel naar referenties van bestaande klanten.

·       Is tracking inbegrepen? Transparantie over de locatie en status van je goederen is essentieel om onverwachte vertragingen te vermijden.

Maak een vergelijkingstabel

Door alle kosten en voorwaarden in een vergelijkingstabel te zetten, kun je beter zien waar de verschillen liggen tussen expediteurs. Zet alle kostenposten naast elkaar en voeg een kolom toe voor opmerkingen, zoals het aantal vrije dagen dat een expediteur biedt, flexibiliteit in routes, en eventuele toeslagen.

Voorbeeld vergelijkingstabel:

Op deze manier kun je snel zien welke expediteur de meest gunstige voorwaarden en prijs biedt.

Denk lange termijn: Relaties en betrouwbaarheid

Het kiezen van een expediteur gaat niet alleen om de kosten. Een goede expediteur is een partner die je supply chain soepel laat verlopen. Denk daarom ook aan de betrouwbaarheid en service van de expediteur.

·       Klantvriendelijkheid: Reageert de expediteur snel op vragen en geeft hij proactief updates?

·       Naleving van lokale regelgeving: Heeft de expediteur ervaring met de regelgeving in jouw importlanden?

·       Flexibiliteit: Kan de expediteur schakelen in noodsituaties, zoals vertragingen of veranderende routes?

Kort samengevat, hier zijn enkele actiepunten om offertes goed te kunnen vergelijken:

·       Vraag om gespecificeerde offertes: Laat alle kosten splitsen zodat je precies ziet waar je voor betaalt.

·       Beoordeel de incoterms: Controleer of de incoterms consistent zijn in alle offertes.

·       Maar een vergelijkingstabel: Zet alle kostenposten en voorwaarden naast elkaar voor een overzichtelijk beeld.

·       Controleer vrije dagen en toeslagen: Vraag expliciet naar demurrage en detention kosten.

·       Onderzoek betrouwbaarheid: Bekijk reviews en vraag eventueel referenties van klanten om een goed beeld te krijgen van de expediteur.

Door zorgvuldig te vergelijken en rekening te houden met meer dan alleen de prijs, kun je als importeur zorgen voor een efficiënte en optimale keuze van expediteur. Zo minimaliseer je risico’s en weet je zeker dat je logistiek soepel verloopt – van fabriek tot eindbestemming.

Wil je zeker zijn van een transparante en scherpe offerte die volledig is afgestemd op jouw behoeften als importeur? Vraag dan eenvoudig een offerte aan. Ons team staat klaar om je te helpen met heldere kosten en serviceafspraken, zodat je altijd precies weet waar je aan toe bent.