ISF 10 + 2

Wat is een Importer Security Filing (ISF)?

Een Importer Security Filing (ISF) is een verplichte voorafgaande douaneaangifte voor zeevrachtzendingen die vanuit het buitenland naar de Verenigde Staten worden verscheept. Dit voorschrift is op 26 januari 2009 door de Amerikaanse douane (U.S. Customs and Border Protection, CBP) ingevoerd en staat bekend als de “10+2” regel​

De ISF-regel is specifiek van toepassing op goederen die per zeeschip naar de VS gaan (dus alleen maritieme zendingen, niet op luchtvracht of andere transportwijzen)​

Het houdt in dat er bepaalde gegevens over de lading en betrokken partijen vooraf elektronisch aan de Amerikaanse douane moeten worden doorgegeven. Het doel hiervan is om de douane vroegtijdig inzicht te geven in inkomende vrachten, zodat ze risicovolle zendingen kunnen identificeren en de veiligheid kunnen waarborgen voordat het schip in de VS aankomt​

Met andere woorden: via de ISF kan de Amerikaanse douane potentiële dreigingen (zoals smokkel of terrorisme) beter opsporen, terwijl legitieme goederen sneller doorstromen doordat veilig verklaarde zendingen minder vaak worden tegengehouden​

Waarom is deze aangifte vereist?

De ISF-aangifte is vereist als onderdeel van Amerikaanse veiligheidsmaatregelen voor goederenimport. Na veiligheidsincidenten in het verleden (zoals 9/11) heeft de VS strenge regels ingevoerd om supply chains te beveiligen. Door vooraf informatie over de lading te ontvangen, kan de Amerikaanse douane geavanceerde risico-analyses uitvoeren voordat het schip zelfs maar geladen is. Dit verhoogt de veiligheid en maakt het mogelijk om verdachte zendingen te onderscheppen nog voordat ze de VS bereiken. Tegelijkertijd versnelt het de afhandeling van reguliere zendingen, omdat alle benodigde info al beschikbaar is tegen de tijd dat het schip aankomt. De ISF-regel wordt “10+2” genoemd omdat de importeur 10 data-elementen moet aanleveren en de vervoerder (rederij) 2 elementen (namelijk informatie over scheepsbelading en containerstatus)​

​ Deze aanvullende informatieplicht geldt sinds 2009 voor alle zeevrachtlading bestemd voor de VS, ongeacht de herkomst. Het uiteindelijk doel is tweeledig: de VS beschermen tegen veiligheidsrisico’s én betrouwbare handel vlotter laten verlopen.

Belangrijk: De ISF is wettelijk verplicht. Niet (tijdig) voldoen aan deze verplichting kan leiden tot boetes en vertraging (meer hierover later). Voor exporteurs in Nederland betekent dit dat bij elke zeezending naar de VS vóóraf gecontroleerd moet worden dat er een ISF is ingediend. Veel Amerikaanse importeurs en hun expediteurs kennen deze verplichting inmiddels, maar als exporteur is het goed om uw klant hierop te wijzen zodat er geen verrassingen ontstaan bij verzending of inklaring.

Welke informatie moet worden aangegeven in een ISF?

Figuur: Overzicht van de 10+2 gegevens die in de ISF vermeld moeten worden. In blauw de tien gegevens die door of namens de importeur moeten worden aangeleverd, in rood de twee gegevens die door de carrier (rederij) worden verzorgd. De ISF geeft dus inzicht in wie er bij de zending betrokken is (verkoper, koper, fabrikant, ontvanger), wat de goederen zijn (o.a. HS-code en herkomst) en hoe/waar de lading is verpakt. Deze informatie stelt de Amerikaanse douane in staat om ruim vóór aankomst te weten wat er komt en wie erbij betrokken zijn, ter bevordering van een snelle en veilige afhandeling.

Een ISF-aangifte moet een reeks voorgeschreven gegevens (de “10+2 data elements”) bevatten over de zending. Dit omvat met name informatie over de partijen, goederen en logistiek van de verzending. Hieronder een overzicht van de 10 belangrijkste gegevens die de importeur (of diens vertegenwoordiger) in de ISF moet aangeven​

• Verkoper (Seller) – de naam en het adres van de verkopende partij van de goederen (exporteur/verzender).
• Koper (Buyer) – de naam en het adres van de koper in de VS (importeur/ontvanger).
• Importeur van de zending (Importer of record number) – het identificatienummer van de formele importeur die verantwoordelijk is voor de inklaring in de VS (bijvoorbeeld een IRS-nummer, EIN of ander door de VS toegekend importeursnummer).
• Consignee nummer(s) – het identificatienummer van de geadresseerde/ontvangende partij (consignee) voor wiens rekening de goederen worden geïmporteerd (meestal is dit dezelfde als de importeur of de uiteindelijke ontvanger in de VS).
• Fabrikant of leverancier (Manufacturer/Supplier) – de naam en het adres van de producent of laatste leverancier van de goederen.
• Eerste ontvanger na inklaring (Ship-to Party) – de naam en het adres van de eerste partij die de goederen na douanevrijgave in de VS in ontvangst neemt (dit is vaak de eindbestemming of magazijn van de importeur).
• Land van oorsprong (Country of Origin) – het land waar de goederen zijn geproduceerd of vervaardigd.
• Goederencode (HS/HTSUS-nummer) – de statistische goederencode van het product, doorgaans de Harmonized Tariff Schedule (HTS) code tot op minimaal 6 cijfers (komt overeen met de eerste 6 cijfers van de internationale HS-code).

Naast bovengenoemde 8 punten moeten ook nog 2 logistieke gegevens met betrekking tot de container en lading worden aangeleverd​

• Laadlocatie van de container (Container Stuffing Location) – het adres of de locatie waar de goederen in de container zijn geladen of gepakt.
• Consolidator (Consolidator/Stuffer) – de naam en het adres van de partij die verantwoordelijk was voor het beladen/consolideren van de container (bijvoorbeeld het logistiek bedrijf of magazijn dat de container heeft gevuld).

Deze tien data-elementen vormen samen de kern van de ISF-aangifte​

In de praktijk zal de importeur of diens expediteur veel van deze informatie bij de exporteur opvragen, omdat u als exporteur details weet over de goederen (bijv. fabrikant, oorsprong, HS-code) en de verkoop (verkoper/koper). Zorg dus dat deze gegevens compleet en correct aanlevert aan de klant of diens douane-expediteur, zodat zij de ISF foutloos kunnen invullen. Let op dat de vervoerdocumenten (zoals de Bill of Lading) consistent moeten zijn met de ISF-informatie – incongruente gegevens kunnen tot vertraging leiden bij douanecontroles.

(Terzijde: de rederij zelf levert de overige 2 data-elementen rechtstreeks aan CBP, namelijk het scheepsbeladingsplan – vessel stow plan – en de container statusberichten. Deze worden automatisch door de carrier verstrekt en hoeft u als exporteur of importeur niet zelf te regelen. Het is echter goed om te weten dat deze twee onderdelen de “+2” vormen in de 10+2 regel.)

Wie is verantwoordelijk voor het indienen van de ISF?

De verantwoordelijkheid voor het indienen van de ISF ligt primair bij de importerende partij in de VS. In de regelgeving wordt gesproken over de “ISF Importer”, oftewel de partij die ervoor zorgt dat de goederen per schip in de VS arriveren​

Dit is doorgaans de Amerikaanse importeur zelf (de koper/eigenaar van de goederen) of diens gemachtigde, bijvoorbeeld een gecontracteerde douane-expediteur (customs broker) in de VS​

Met andere woorden: wettelijk is de importeur aansprakelijk voor een correcte en tijdige ISF-aangifte.

Voor Nederlandse exporteurs is het dus belangrijk te beseffen dat zij zelf meestal niet de partij zijn die de ISF indient. In de praktijk zal de importeur in de VS of diens tussenpersoon deze filing doen. Vaak schakelt de importeur een douane-agent of expediteur in die namens hem de ISF elektronisch indient bij CBP.

Uitzondering – wanneer de exporteur moet zorgen voor ISF: Soms kunnen afspraken of leveringsvoorwaarden ertoe leiden dat de exporteur feitelijk de verantwoordelijkheid op zich neemt. Dit hangt af van de overeengekomen Incoterms en afspraken tussen u en uw klant​

Bijvoorbeeld, bij leveringscondities Delivered Duty Paid (DDP) of vergelijkbare constructies waar de exporteur de inklaring in de VS regelt, fungeert de exporteur eigenlijk als “importeur” en moet hij (via een Amerikaanse agent) de ISF-aangifte doen. In de meeste standaardgevallen (zoals bij EXW, FOB, CIF, DAP leveringsvoorwaarden) zal de Amerikaanse koper/importeur verantwoordelijk en bevoegd zijn om de ISF in te dienen, aangezien die ook de importformaliteiten op zich neemt​

Het is verstandig om hier bij het sluiten van de verkoopdeal goede afspraken over te maken. Kort samengevat: doorgaans doet de importeur de ISF, maar als exporteur moet u wel tijdig de benodigde info aanleveren, en in bepaalde gevallen zelf de indiening (laten) verzorgen als u daarvoor verantwoordelijk bent overeengekomen.

Wanneer en hoe moet de ISF ingediend worden?

Deadlines: De ISF moet tijdig vóór verscheping worden ingediend. De Amerikaanse douane eist dat de ISF-gegevens uiterlijk 24 uur vóór het laden van de container op het zeeschip zijn doorgegeven​

Dit betekent dat zodra uw goederen op een schip richting de VS geladen worden, de douane al minimaal een dag eerder de ISF in hun systeem moet hebben. In feite is dit de zogeheten 24-uurs regel voor zeevracht naar de VS. Veel rederijen en expediteurs hanteren zelfs een ruimere marge – bijvoorbeeld vereisen zij dat alle documentatie 48 uur voor vertrek van het schip is aangeleverd – om zeker te zijn dat alles op tijd verwerkt is​

Het is aan te raden om zo vroeg mogelijk de ISF te regelen (zodra alle benodigde gegevens bekend zijn), zodat eventuele last-minute problemen of tijdsverschillen geen vertraging veroorzaken.

Wijze van indiening: De ISF wordt elektronisch ingediend bij de Amerikaanse douane. In de praktijk gebeurt dit via speciale douanesystemen zoals het Automated Broker Interface in het ACE-platform (Automated Commercial Environment) van CBP​

​Meestal zal een gecertificeerde douane-expediteur of broker in de VS de indiening verzorgen namens de importeur. Deze heeft toegang tot de benodigde systemen en doorgaans ook een douaneborg (customs bond) die vereist is om de aangifte te dekken. Als Nederlandse exporteur hoeft u dit niet zelf te doen, maar het is wel belangrijk dat alle informatie tijdig bij de juiste partij is. Stem met uw klant (de importeur) af wie de ISF indient – vaak is dit hun vaste broker of soms de vervoerder. Sommige rederijen of logistieke dienstverleners bieden aan om de ISF voor de importeur in te dienen (tegen een vergoeding). Het is cruciaal dat vóór vertrek duidelijk is wie de filing doet en dat deze op tijd is ingestuurd. U kunt als exporteur altijd vragen om een bevestiging of referentienummer van de ISF van uw klant, zodat u zeker weet dat alles in orde is voordat de container vertrekt.

Gevolgen van niet (tijdig) indienen

Het niet of te laat indienen van een ISF kan serieuze consequenties hebben. De Amerikaanse douane neemt naleving streng op – uiteindelijk gaat het om veiligheid. Mogelijke gevolgen van een ontbrekende of te late ISF zijn onder andere:

• Boetes en claims: CBP kan een boete (liquidated damages claim) opleggen van $5.000 per overtreding voor een onjuiste, onvolledige of niet-tijdige ISF​

 Deze boetes kunnen per zending worden opgelegd; bij herhaalde of ernstige nalatigheid kan dit dus flink oplopen (in principe tot $10.000 per container indien twee of meer overtredingen). Dit financiële risico ligt bij de verantwoordelijke partij (doorgaans de importeur, maar indirect kan het ook de exporteur raken als goederen niet door kunnen).

• Vasthouden of weigeren van de zending: Als goederen aankomen in de VS zonder dat een ISF is ingediend, kan de douane de vrijgave of zelfs de lossing van de container weigeren​

Met andere woorden, de container mag dan niet van het schip of de terminal af totdat duidelijk is waarom er geen ISF is. In extreme gevallen, als er toch gelost is zonder toestemming, kan de lading zelfs in beslag genomen worden​

• “Do Not Load” order (niet laden): Bij ontbreken van de vereiste ISF-informatie kan CBP al in het buitenland een bericht geven dat de container niet aan boord geladen mag worden​

Rederijen controleren voor vertrek of er voor elke container een ISF is ingediend; zo niet, lopen ze het risico van een do not load-instructie. Dit betekent dat uw zending achterblijft in de haven van vertrek totdat aan de eisen is voldaan, met alle vertraging (en extra kosten) van dien.

• Vertragingen en extra inspecties: Zelfs als de container wel geladen en verscheept is, zal een ontbrekende of laat ingediende ISF vrijwel zeker leiden tot vertraagde inklaring en extra controles bij aankomst. De zending kan aangemerkt worden voor een intensieve douane-inspectie (100% scan of fysieke examen), wat dagen of weken vertraging kan geven. Bovendien kunnen hier opslagkosten, inspectiekosten en demurrage uit voortvloeien die doorgaans voor rekening van de importeur (of exporteur, afhankelijk van afspraken) komen.

Kortom, het niet naleven van de ISF-regelgeving heeft financiële en logistieke nadelen: boetes, tijdverlies en mogelijk beschadiging van de relatie met uw klant. Dit onderstreept het belang van tijdige en correcte indiening. Tip: In geval er toch iets misgaat (bijvoorbeeld data verkeerd of te laat), moet zo snel mogelijk een correctie of update van de ISF worden gedaan. CBP kan coulance tonen als er aantoonbaar te goeder trouw is gehandeld en de fout direct is hersteld, maar dit is geen garantie om een boete te vermijden. Voorkomen is dus beter dan genezen.

Eenmalige zendingen vs. terugkerende exportzendingen

Voor zowel eenmalige (incidentele) als regelmatige exportzendingen naar de VS geldt dezelfde ISF-plicht, maar er zijn een paar aandachtspunten die verschillen in de aanpak:

Eenmalige zending (incidenteel exporteren): Heeft u normaal weinig tot geen handel met de VS en gaat u eenmalig een container versturen? Dan is de ISF-procedure wellicht nieuw voor uw klant (de importeur) of u. In dit geval is extra voorbereiding nodig: bespreek ruim van tevoren met de Amerikaanse afnemer wie de douane-afhandeling regelt. Als de importeur zelf weinig ervaring heeft, is het sterk aan te raden dat hij een professionele douane-expediteur inschakelt die de ISF kan indienen en de inklaring verzorgt. U als exporteur kunt hierin meedenken: bied bijvoorbeeld aan om uw vervoerder of expediteur in Nederland te laten helpen bij het coördineren met een Amerikaanse partner. Zorg dat alle benodigde gegevens (zie de lijst van 10 elementen) volledig en juist worden aangeleverd. Bij eenmalige zendingen ziet men vaak dat gegevens nog verzameld moeten worden (bijv. een EIN-nummer van de importeur, of het precieze afleveradres), begin hier tijdig mee zodat de 24-uursdeadline niet in het gedrang komt. Neem ook eventuele tijdzoneverschillen in acht: een deadline van 24 uur voor belading betekent voor een zending uit Rotterdam met bestemming VS dat de indiening in Nederland misschien al vóór een bepaald tijdstip de dag ervoor moet gebeuren (zeker als de agent in de VS het indient tijdens kantooruren daar). Kortom, plan extra speling in bij incidentele zendingen en bevestig schriftelijk dat de ISF is ingediend voordat u de container laat vervoeren richting de haven.

Terugkerende of regelmatige zendingen: Als u regelmatig naar de VS exporteert, zal uw klant doorgaans al een routine hebben voor ISF. Waarschijnlijk heeft de importeur een doorlopende douanebond en werkt hij vast met een broker of heeft zelf toegang tot het indieningssysteem. Desondanks is consistentie belangrijk: spreek een vast proces af waarbij u bij elke zending op een standaard manier de benodigde gegevens aanlevert (bijvoorbeeld via een template of vast onderdeel van uw commerciële invoice/paklijst met alle ISF-data). Bij terugkerende zendingen met dezelfde partij zijn veel gegevens vaak hetzelfde (partij-informatie, producten, etc.), maar controleer bij elke zending of er iets gewijzigd is (nieuw afleveradres? andere fabrikant of goederencode?) en communiceer dit. Routine kan soms tot slordigheid leiden, dus blijf alert dat elke individuele zending een ISF vereist – ook als het “de zoveelste keer” is. Zorg ervoor dat uw klant weet wanneer er weer een zending aankomt zodat hij (of zijn broker) de ISF opnieuw tijdig indient; het is geen automatisme dat loopt zonder melding. In veel gevallen zal de communicatie soepel verlopen, maar als exporteur kunt u bijvoorbeeld een wekelijkse of maandelijkse planning delen van geplande zendingen, zodat de importeur zijn douaneformaliteiten vooruit kan plannen.

Samengevat: bij eenmalige zendingen moet extra nadruk op voorbereiding en educatie liggen, terwijl bij terugkerende zendingen het van belang is om goede procedures in te bedden en niet verslappen in naleving. In beide gevallen is de kern om proactief samen te werken met uw handelspartner en logistieke dienstverleners, zodat de ISF-plicht elke keer stipt wordt vervuld.

Praktische tips voor exporteurs (om met klanten te delen)

Tot slot enkele praktische tips die u als Nederlandse exporteur kunt toepassen en ook kunt delen met uw klanten/importeurs in de VS:

• Informeer uw klant vroegtijdig: Niet alle importeurs zijn zich altijd bewust van de ISF-verplichting, vooral bij nieuwe of kleine importeurs. Leg uw Amerikaanse klant tijdig uit wat ISF inhoudt (u kunt hiervoor dit document gebruiken) en benadruk dat zij dit moeten (laten) indienen ruim voor verscheping. Hierdoor voorkomt u last-minute paniek.
• Maak afspraken over verantwoordelijkheid: Bespreek bij de verkoopcontracten of in de offerte wie de ISF filing op zich neemt. Staat uw klant erop dit zelf te doen via hun broker, prima – maar zorg dat u weet wie het doet en dat die persoon alle info krijgt. Als u DDP levert of extra service biedt, regel dan op uw beurt een betrouwbare Amerikaanse broker of vraag uw expediteur of rederij of zij de ISF kunnen afhandelen namens de importeur. Leg deze afspraken vast, zodat er geen misverstand is op het moment van verschepen.
• Lever alle benodigde informatie compleet aan: Stel een checklist op van de 10 data-elementen en zorg dat bij uw exportdocumentatie (commerciële factuur, paklijst, etc.) alle relevante gegevens vermeld staan. Bijvoorbeeld: vermeld de fabrikant en het land van oorsprong van elk product op de factuur, zet de HS-codes erbij, noteer het EIN/IRS-nummer van de importeur indien bekend, etc. Hoe completer uw documentatie, des te makkelijker voor de importeur of broker om de ISF in te dienen zonder extra heen-en-weer vragen.
• Houd rekening met deadlines en tijdzones: Plan het logistieke proces zodanig dat alle informatie ruim vóór de 24-uursdeadline beschikbaar is. Stuur uw Bill of Lading-instructies en exportpapieren tijdig naar de vervoerder. Als vuistregel: zorg dat uiterlijk 2 dagen vóór het laden alle gegevens bij de indienende partij liggen. Dit geeft speling voor eventuele correcties. Bedenk dat wanneer het in Nederland middag is, het in de VS nog vroeg in de ochtend is (of de vorige dag); stem de communicatie af zodat niemand buiten kantooruren in actie hoeft te komen om de deadline te halen.
• Vraag om bevestiging van ISF-indiening: Het is niet ongebruikelijk dat de importeur of zijn broker een bevestiging kan geven zodra de ISF is ingediend (bijvoorbeeld een melding of een referentienummer van de filing in het ACE-systeem). Spreek af dat u hiervan op de hoogte wordt gesteld. Een eenvoudig mailtje “ISF filed op [datum]” kan al veel gemoedsrust geven. Zo hebt u zwart-op-wit dat aan de verplichting is voldaan voordat de goederen onderweg gaan.
• Wees voorbereid op douanevragen: Soms kan de Amerikaanse douane of de rederij nog vragen stellen of verduidelijkingen eisen over de ISF (bijvoorbeeld als iets niet matcht tussen ISF en manifest). Reageer hierop snel en adequaat. Houd contactgegevens van alle betrokkenen (importeur, broker, forwarder) bij de hand tijdens de transportfase, zodat bij issues direct geschakeld kan worden.
• Leer van elke zending: Evalueer na afloop van een (eerste) zending hoe het ISF-proces verliep. Waren alle gegevens correct? Was alles op tijd? Zo niet, pas uw interne procedures aan. Bij regelmatige verzendingen kunt u periodiek met uw klant bespreken of alles nog soepel loopt of dat er veranderingen in de ISF-procedure (bij de douane) zijn waar jullie rekening mee moeten houden.

Door deze tips te volgen, verkleint u de kans op problemen aanzienlijk. Een correcte ISF-indiening is in ieders belang: uw zending reist soepel naar de VS, de importeur vermijdt boetes, en de supply chain blijft betrouwbaar en voorspelbaar. Mocht u twijfels of vragen hebben, raadpleeg dan altijd officiële bronnen van de Amerikaanse douane (CBP) voor de meest actuele informatie of schakel een douaneadviseur in. De CBP-website biedt uitgebreide informatie en FAQ’s over ISF​

Zo bent u er zeker van dat u en uw klanten up-to-date en compliant zijn met de Amerikaanse importregels.

Bronnen: Officiële informatie van U.S. Customs and Border Protection (CBP) over ISF​

cbp.gov

​